Turite daugiau darbo, nei pajėgiate padaryti? Jau išskirstėte prioritetus, surašėte planą, delegavote kai kurias užduotis kitiems? Ir net stengėtės susikoncentruoti? Ir vis tiek padėtis dar tebėra beviltiška?
Kitas žingsnis – produktyvumo didinimas. Įvairios strategijos ne vienodai tinka skirtingiems žmonėms. Tačiau bent vienos iš penkių pagrindinių išbandymas padės suprasti, kad laiko ekonomija yra įmanomas dalykas net tuo atveju, jei norite dirbti daugiau ir ilgiau.
1. Išsiaiškinkite, ko iš jūsų tikimasi
Kai imatės konkrečios užduoties, pasikalbėkite su suinteresuotu asmeniu (užsakovu ar viršininku) ir pasistenkite kuo tiksliau išsiaiškinti jo lūkesčius. Kokius punktus būtina įvykdyti, o kokie nėra labai svarbūs. Kai tiksliai suprasite užduotį, jums nereikės daryti nieko papildomo.
2. Panaudokite įdirbį
Jeigu jūsų įsipareigojimai liečia vieną aspektą, o užduotys daugmaž panašios viena į kitą, per tam tikrą laiką jūs sukaupsite patirties. Atsiras darbų, kuriuos galėsite kopijuoti, koreguoti ir taip sutaupysite laiko. Pavyzdžiui, prezentacijos, kalbos, pranešimai elektroniniu paštu – tai tik keli pavyzdžiai, kaip galima pasinaudoti ankstesne medžiaga ir palengvinti bei sutrumpinti sau naujus darbus.
3. Bendraukite žodžiu
Jūs galite sutaupyti laiko, jeigu kai kurios situacijose tekstinius pranešimus pakeisite žodiniais. Tik nenaudokite balso pranešimų, nes jie ryja laiką, ypač jeigu jums reikia gauti greitą atsakymą.
4. Kurkite šablonus ir kontrolinius sąrašus
Kad pagreitintumėte darbą, kasdienių užduočių atlikimą, naudokite šablonus arba kontrolinius sąrašus. Pavyzdžiui, galite turėti elektroninių laikų, ketvirčio ataskaitų šablonus, kuriuos koreguosite pagal situaciją. Kontroliniai darbų sąrašai padės greičiau susiplanuoti darbotvarkę. Šablonai ir sąrašai sutaupo daug laiko, nes nebereikia visko įsiminti.
5. Ribokite laiką
Nustatykite apytikslį laiką, kurio prireiks konkrečiai užduočiai atlikti. Jeigu nedarysite to, tapsite gyvu Parkinsono dėsnio pavyzdžiui. Darbas užpildys visą jam skirtą laiką. Pavyzdžiui, jeigu jūsų darbo diena trunka 8 valandas ir jums reikia atlikti 1–2 užduotis, kurias galima įveikti per 4 valandas, jūs vis tiek sugaišite joms visą darbo dieną.
Žinoma, ne būtinai turite suspėti atlikti darbą [per numatytą laiką, bet vis tiek tuo metu jūs stengsitės susikoncentruoti tik į savo uždavinį. Jeigu nesuspėjote, skirkite dar papildomai laiko, kurio, jūsų manymu, turėtų užtekti darbui užbaigti.
Žinoma, kiekvienas žmogus turi savo ribas. Tačiau pasinaudodami šiomis strategijomis jūs galite pasiekti savo maksimalias galimybes. Tada jums pavyks padaryti daugiau per trumpesnį laiką.